공문 자동화 실습 | Perplexity AI 활용법

Q. 학부모회 총무를 맡았는데, 학교에 보낼 공문을 어떻게 써야 할지 전혀 모르겠어요.

A. Perplexity AI를 사용하면 공문 작성이 훨씬 쉬워집니다. 먼저 '초등학교 놀이시설 안전 점검 요청'처럼 공문의 주제와 '목적, 요청사항, 희망 회신일' 등 핵심 내용을 키워드로 입력해보세요. AI가 기본적인 공문 양식에 맞춰 초안을 작성해줄 겁니다. 이 초안을 보면서 필요한 내용을 추가하거나 수정해나가면 됩니다.

Q. AI가 써준 글이 너무 딱딱하고 어색해요. 좀 더 자연스럽게 고칠 수 있나요?

A. 물론입니다. AI에게 구체적으로 원하는 스타일을 요청할 수 있습니다. 예를 들어, '2번 문단을 좀 더 부드럽고 정중한 표현으로 바꿔주세요' 또는 '전체적으로 문장을 간결하게 다듬어주세요'라고 지시하면 AI가 즉시 수정된 버전을 보여줍니다. 원하는 결과가 나올 때까지 여러 번 수정을 요청하며 문장의 완성도를 높일 수 있습니다.

Q. AI로 학교나 구청에 보낼 문서를 작성할 때 조심해야 할 점이 있나요?

A. 네, 중요한 주의사항이 있습니다. 첫째, AI가 제시한 정보나 규정은 반드시 원문을 다시 확인하여 정확한지 검증해야 합니다. 둘째, 다른 학생이나 학부모의 개인정보는 절대 입력하면 안 됩니다. 셋째, AI는 어디까지나 초안 작성을 돕는 도구이므로, 최종 문서는 직접 꼼꼼히 검토하고 책임져야 합니다.